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Procedimiento de Gestión del Cambio en Migración de SGBDR

Procedimiento de Gestión del Cambio en Migración de SGBDR

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Contenido

Descripción

La gestión del cambio es un procedimiento que no sólo tiene presencia en las actividades detalladas en este apartado, existen varias actividades fuera de este procedimiento donde el Responsable de Gestión del Cambio participa llevando la visión que minimice la resistencia al cambio por parte de los usuarios. Este procedimiento tiene como objetivo minimizar todo lo posible la resistencia de los usuarios finales al cambio. Para tal fin, se tendrán dos líneas de trabajo bien diferenciadas:

  • Unas actividades de comunicación enfocadas a garantizar que los usuarios objetivo obtienen un nivel adecuado de comprensión.
  • Una actividad de seguimiento dedicada a detectar riesgos e incidencias para su tratamiento. Esta actividad aunque tenga cierta periodicidad, podrá ser realizada bajo demanda. Si fuera necesario, se generarían nuevas revisiones del Plan Estratégico de Ejecución que incluyan los cambios que prevengan los riesgos o corrijan las incidencias detectadas.

Imagen:7 - Procedimiento de Gestión del Cambio en Migración de SGBDR.jpg

Figura: Procedimiento de Gestión del Cambio para Migración

Justificación

La migración del SGBDR de una aplicación es un proceso complejo que debe asegurar que se mantengan todas las funcionalidades que necesitan los usuarios finales, intentando además que éstos noten lo menos posible el cambio.

Sin embargo, es posible que surjan problemas que puedan afectarles de algún modo, por lo que es necesario que los usuarios estén informados de qué cambios se van a producir, el modo en el que los cambios les afectan y como actuar en caso de detectar algún problema. Esta información es imprescindible para asegurar que el cambio es bien aceptado por el usuario y para minimizar la resistencia al cambio.

En el caso de las migraciones de SGBDR podemos considerar "usuarios" de la aplicación tanto a los usuarios finales como a los miembros de los equipos de Mantenimiento y Soporte de la aplicación y su base de datos que no hayan estado implicados directamente en la ejecución de la migración.

Entradas

  • Plan Estratégico de Ejecución
  • Registro de riesgos
  • Registro de incidencias

Salidas

  • Informe final de comunicación
  • Registro de riesgos
  • Registro de incidencias
  • Plan Estratégico de Ejecución actualizado (si procede)

Roles

  • RTE: Responsable Técnico de la Entidad
  • RGC: Responsable de Gestión del cambio

Actividades

Actividad
Rol
Entrada
Salida
Ejecución del Plan de Comunicación RGC - Plan de Comunicación - Informe final de comunicación
Seguimiento RGC

RTE

- Plan Estratégico de Ejecución

- Registro de riesgos

- Registro de incidencias

- Adaptaciones al entorno

- Registro de riesgos

- Registro de incidencias

- Plan Estratégico de Ejecución actualizado (si procede)

Ejecución del Plan de Comunicación

Una vez trazada las líneas de acción dentro del Plan de Comunicación, el Responsable de Gestión del Cambio será el encargado de realizar las comunicaciones oportunas. Para las acciones de comunicación será importante utilizar herramientas de publicación digitales a las que los usuarios estén acostumbrados.

Seguimiento

El objetivo principal del seguimiento es tratar cualquier riesgo (problema con cierta probabilidad de que ocurra) o incidencia (problema que ya ha acontecido) durante el proceso de migración. Dado que el único rol que ha trabajado en la definición de todos los planes es el Responsable de Gestión del Cambio, éste será la persona con la visión más completa de todo el proceso de migración. Por esta razón, el Responsable de Gestión del Cambio será responsable de registrar y evaluar los riesgos y las incidencias. Las tareas que componen el seguimiento serán las siguientes:

  • Actualizar el registro de riesgos. Teniendo como fuente de información todas las incidencias ocurridas en el procedimiento de Formación (registro de incidencias de formación), Soporte (registro de incidencias de usuario) y Migración (registro de incidencias de implantación) se podrá mejorar la definición de los riesgos actuales. Por ejemplo, actualizando la probabilidad o impacto de los riesgos, eliminando los riesgos que ya no pueden convertirse en incidencias o creando nuevos riesgos que no se contemplaban inicialmente.
  • Actualizar el registro de incidencias del proceso de migración. Estudiando las incidencias registradas en las fases de Migración, Soporte y Formación se podrán deducir incidencias asociadas al proceso de migración y plantear acciones correctoras que minimicen el impacto.
  • Actualizar el Plan Estratégico de Ejecución. Cuando se detecten incidencias cuyo impacto afecte al resto de fases será necesario revisar el Plan Estratégico para evaluar posibles modificaciones. Por ejemplo, si el comienzo de la migración se retrasa un mes, se deberá actualizar la línea temporal del Plan Estratégico de Ejecución antes de retomar los trabajos. La actualización de los planes es un paso muy importante por lo que deberá ser validado por el Responsable Técnico de la Entidad.

La activación de estas tareas podrá iniciarse:

  • De forma periódica. En este caso el Responsable de Gestión del Cambio inicia la actividad y consulta con el resto de responsables los posibles riesgos o incidencias detectados para determinar el impacto de las incidencias.
  • De forma asíncrona, bajo demanda por algún responsable que ha detectado un riesgo o un problema y se lo comunica al Responsable de Gestión del Cambio para su registro y tratamiento.

Herramientas

  • Herramienta de publicación de noticias
Dada la importancia de los medios digitales para la comunicación de noticias, es importante plantear una herramienta de apoyo que facilite la comunicación interna con los usuarios objetivo de la migración. En función de cada entidad, tendrá más sentido utilizar mensajes de correo electrónico, microblogging o redes sociales.
  • Herramienta de seguimiento
Existen multitud de herramientas para facilitar el seguimiento de un proyecto. En el contexto de la migración de SGBDR, se podrán utilizar la mayoría de ellas. Por ejemplo, para realizar una comparación entre la línea temporal planificada y la actual se puede utilizar una herramienta de generación de Diagramas de Gantt.