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Fundamento de la gestión electrónica de procedimientos

Fundamento de la gestión electrónica de procedimientos

De WikiCenaticEsp




Principales implicaciones

La LAECSP no sólo determina las bases del Régimen Jurídico electrónico de la AAPP, sino que por otro lado aborda un segundo campo de actuación, la fijación de la normativa especial en materia de procedimiento administrativo electrónico común, derogando en su práctica totalidad el artículo 45 de la Ley 30/1993 de Régimen Jurídico de la Administraciones Públicas y procedimiento administrativo común como antecedente en la materia.


La LAECSP tiene por tanto vocación de derecho general y especial:


  • General en cuanto se ocupa del régimen jurídico de las AAPP.
  • Especial al determinar el procedimiento administrativo común en el ámbito electrónico.

A la regulación del procedimiento administrativo dedica los artículos 33-39, si bien sólo tienen carácter de básicos los artículos 35, 37.1 y 38, (relativas a la iniciación, consulta y terminación del procedimiento), de tal modo que las restantes obligaciones prescritas sólo serán de aplicación plena a la Administración General del Estado, siendo susceptibles de posterior desarrollo por las restantes AAPP.


Procedimiento administrativo común (Ley 30/1992 y Ley 11/2007)

El modelo tipo de procedimiento administrativo iniciado a instancia del interesado se representa bajo el siguiente gráfico:



Principales garantías


Los medios telemáticos implicados en la tramitación de procedimientos administrativos deben cumplir, de conformidad con la Ley 30/1992, y la Ley 11/2007 las siguientes garantías jurídicas predicables del expediente administrativo en general y del telemático en particular:


EJEMPLO ILUSTRATIVO
Garantías
Descripción
Integridad
Los medios deben garantizar la plenitud del documento o archivo, esto es, que el soporte informático no tiene pérdidas de información
Inalterabilidad
Deben acreditar que los ficheros no pueden ser manipulados, sin dejar constancia fehaciente de los cambios realizados a dichos ficheros o documentos (garantía de inalterabilidad y trazabilidad de los accesos)
Autenticidad en origen y destino
Los documentos o ficheros enviados o adjuntados a conformar el expediente administrativo deben ser cotejables con los originales con garantía de autoría e identificación del responsable del mismo (ej: solicitud)
Conservación
Los documentos o ficheros deben tener una garantía de durabilidad, ser capaces de mantenerse en el tiempo sin pérdidas aparentes.
Confidencialidad
Asegurar la adecuada confidencialidad del contenido de los datos tratados en los documentos y notificaciones realizadas a lo largo de todo el procedimiento administrativo.
Trazabilidad de las comunicaciones
Deben acreditarse y dejar constancia de la realización de tareas, determinando la realización de tareas y el acceso a las mismas.
Sellado de tiempos
Las acciones realizadas deben dejar constancia del momento de realización de las mismas, entre otras utilidades para precisar el cómputo de los plazos.
Seguridad
S deben prestar las garantías necesarias para imposibilitar accesos exteriores o fugas de seguridad de  la información.


Iniciación del procedimiento


Por lo que respecta al inicio del procedimiento, el artículo 35 establece los siguientes requerimientos:


  • Puesta a disposición de modelos de solicitud normalizados.
  • Posibilidad de que los interesados aporten al expediente copias digitalizadas mediante firma electrónicas.
  • Posible cotejo de datos de dichas copias
  • Exhibición de documentos
  • Posibilidad de formularios precumplimentados.
  • Convenios de acceso a información para evitar la duplicidad o reiteración en la entrega de documentos por el ciudadano en la línea con el artículo 6 de la Ley.



Instrucción del procedimiento


En cuanto a la instrucción del procedimiento, el artículo 36 y 37 establecen los siguientes requerimientos:


  • Cumplimiento por el gestor de expedientes de control de tiempos y plazos, y la indexación y foliado de los expedientes electrónicos generados (vía art. 32 LAESCP)
  • Fijación de identificación de órgano responsable del procedimiento mediante sistemas de firma.
  • Gestor documental que permita la adecuada ordenación de la documentación
  • Habilitación de la consulta del estado del expediente (tradicional ¿Cómo va lo mío?) distinguiendo dos grados de información según se trate de:
  • Procedimientos gestionados totalmente electrónicamente: servicio electrónico de acceso restringido, que informará sobre el estado de tramitación (actos de tramite realizados, contenido y fecha), salvo casos de restricciones legales especificas en la normativa aplicable.
  • Resto de procedimientos: los servicios de información contendrán la fase del procedimiento y el órgano o unidad responsable.




Terminación del procedimiento


Por lo que respecta a la terminación del procedimiento, el artículo 38 establece los siguientes requerimientos:

  • Cumplimiento por el gestor de expedientes de control de tiempos y plazos, y la indexación y foliado de los expedientes electrónicos generados (vía art. 32 LAESCP)
  • Fijación de identificación de órgano responsable del procedimiento mediante sistemas de firma.






Elementos comunes de tramitación

La tramitación electrónica del procedimiento administrativo, presenta por tanto una serie de patrones comunes sobre la que se soportan los denominados servicios de tramitación electrónica, pudiendo destacar a modo enunciativo, los siguientes:




1. Sede Electrónica/Portal web


La sede electrónica supone el primer punto de contacto del ciudadano con la Administración a la hora de instar la tramitación de un procedimiento administrativo. Dicha sede incluirá el Registro electrónico, el buzón de quejas y sugerencias,etc, por lo que serán predicables los requisitos generales de estos servicios a la misma


Artículos 10 y ss


Dirección Electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias.

Requerimientos:
  • Necesaria creación legal de la sede electrónica, dejando a las CCAA y EELL la posibilidad de regular las condiciones e instrumentos para su creación.
  • Necesidad de identificación de la titularidad de la sede mediante el uso de certificados de servidor y sistemas de firma electrónica basados en certificados de dispositivo seguro o medio equivalente.
  • Inventario de procedimientos actualizado y a disposición del ciudadano.
  • eFormularios. Puesta a disposición de formularios normalizados.
  • Necesaria habilitación de un sistema o buzón de quejas y sugerencias.
  • Publicación de comunicaciones institucionales (Boletines oficiales, anuncios o edictos).



2. Sistemas de Identificación y autenticación


En la tramitación de un procedimiento administrativo es preciso que conste, tanto la identidad e idoneidad del órgano competente para su tramitación, como la acreditación de la identidad del ciudadano/solicitante del procedimiento, así como la adecuada gestión de representantes.


Artículos 13 y ss


Las Administraciones Públicas admitirán, en sus relaciones por medios electrónicos, sistemas de firma electrónica que sean conformes a lo establecido en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica y resulten adecuados para la identificación de los participantes y, en su caso, la autenticidad e integridad de documentos electrónicos


Requerimientos:
  • Identificación digital de los ciudadanos:
    • Las AAPP deberán aceptar el eDNI como medio de identificación general así como hacer pública y accesible por medios electrónicos la relación de sistemas de firma electrónica avanzada admitidos.
    • Habilitar el uso de otros sistemas de identificación / autenticación.
    • Las AAPP deberán disponer de un servicio de gestión de representantes para la habilitación general o específica de personas físicas o jurídicas autorizadas.
  • Identificación de AAPP:
    • Las AAPP deberán garantizar las comunicaciones seguras con sus sedes electrónicas utilizando sistemas de identificación basados en certificados de dispositivo seguro.
    • Las AAPP deberán adoptar el sello electrónico de AAPP, órgano o entidad, o bien el código seguro de verificación vinculado a AAPP, como sistema de firma electrónica para actuación administrativa automatizada, así como adoptar las medidas para facilitar la verificación de los sellos electrónicos.
    • Las AAPP deberán dotar de sistemas de firma electrónica al personal a su servicio, pudiendo utilizar medios que identifiquen conjuntamente a titular y Administración así como el eDNI.
    • Las AAPP admitirán como válidos los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones, estableciéndose mediante convenio las condiciones y garantías cuando se trate de distintas AAPP.


3. Registro electrónico


En la tramitación de un procedimiento administrativo es preciso que conste, tanto la identidad e idoneidad del órgano competente para su tramitación, como la acreditación de la identidad del ciudadano/solicitante del procedimiento, así como la adecuada gestión de representantes.


Artículos 24 y ss; Disp. transitoria
Las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

Requerimientos:
  • Obligación de crear un Registro al menos en cada una de las AAPP.
  • Transparencia y publicidad: Creación del Registro por disposición publicada en el Diario Oficial correspondiente y puesta a disposición del texto íntegro misma.
  • Publicación de documentos y escritos admitidos por el Registro.
  • Referenciación de fecha y hora por la que se rige el Registro y especificación de días inhábiles en su norma de creación
  • Registro permanente (24h X 365 días).
  • Admisión restringida de documentos:
    • Admisibilidad de documentos normalizados que especifique la norma de creación del Registro
    • Cualquier otra documentación dirigida a cualquier órgano o entidad del ámbito del titular del Registro.
  • Emisión automática de acuses de recibo de lo presentado, que consistirá en copia autenticada del documento, fecha y hora de presentación y nº de entrada de registro.
  • Normas específicas de cómputo de plazos distinguiendo:
    • Documentos normalizados: el cómputo se iniciará en relación a la presentación en el Registro inicial.
    • Resto de documentos: el cómputo se inicia desde la recepción o entrada en el Registro destinatario.
  • Posibilidad de suscribir Convenios con otras AAPP para la consulta de datos y reconocimiento de documentos (Plataforma de interoperabilidad).


4. Notificaciones y Comunicaciones


Las comunicaciones consisten en el envío por parte de la Administración de información sobre actuaciones relacionadas con el expediente en tramitación, mientras que las notificaciones suponen la manifestación de actos administrativos firmes.


Artículos 27 y 28
Las Administraciones Públicas utilizarán medios electrónicos en sus comunicaciones con los ciudadanos siempre que así lo hayan solicitado o consentido expresamente. La solicitud y el consentimiento podrán, en todo caso, emitirse y recabarse por medios electrónicos.

Requerimientos:
  • Comunicaciones:
    • Exigencias para su validez:
      • Constancia en la transmisión y recepción y en sus fechas.
      • Integridad del contenido
      • Identificación de remitente y destinatario
      • Confidencialidad cuando proceda según la LOPD.
    • Voluntariedad de las comunicaciones con las AAPP, salvo en el caso de que se determine reglamentariamente, para determinadas personas jurídicas o colectivos que tengan garantizado el uso de estas tecnologías
  • Se admite la creación reglamentaria por las diferentes AAPP de sistemas de notificación que permitan acreditar fecha y hora de la puesta a disposición del acto objeto de notificación.
  • Determinación del concepto de efecto de notificación, entendiéndose como practicada una vez que el interesado accede electrónicamente al contenido de la misma, siempre que quede constancia de dicho acceso.
  • Voluntariedad del interesado de consentimiento de ser notificado por medios electrónicos, que se manifestará en el impreso de solicitud del procedimiento o mediante incorporación en la Orden publicada en el boletín correspondiente.
  • Permiso al interesado para requerir que las sucesivas notificaciones no se practiquen por medios electrónicos.


5. Archivo Electrónico


La Ley regula la problemática de almacenamiento de documentos electrónicos, determinando la necesaria existencia de un sistema de archivo electrónico de documentos en cada AAPP.


Artículos 31 y 32
Las Administraciones Públicas podrán almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

Requerimientos:
  • El artículo 31 no tiene carácter de básico, por lo que serán las CCAA y EELL las que determinen reglamentariamente los requisitos de creación y regulación de archivos electrónicos.
  • Admisión del almacenamiento electrónico, conservación en formatos distintos a los originales, así como las medidas de seguridad, garantías de acceso y protección de datos.
  • Respecto a las garantías de conservación, seguridad y protección de documentos será de aplicación en la AGE las recomendaciones del Consejo Superior de Informática de 24 de junio de 2004 “Criterios de Seguridad, Normalización y Conservación de las aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades”.


6. Consulta electrónica


Aunque la ley no impone la necesidad de un gestor de expedientes, dicha obligación deriva de la necesidad de habilitar las consultas al estado de tramitación de un procedimiento y la información al ciudadano del estado de tramitación, así como a la necesidad de obtener un expediente administrativo debidamente indexado, soportado sobre una adecuada gestión documental.


Artículos 37


<span style="background-color: rgb(204, 204, 255);" />Las Administraciones Públicas deben facilitar el acceso a los ciudadanos a la información sobre el estado de tramitación de los procedimientos sobre los que estén interesados.

Requerimientos:
  • Las AAPP deberán poner a disposición de los interesados en los procesos administrativos gestionados electrónicamente, un servicio electrónico de acceso restringido donde poder consultar previa identificación, al menos el estado de tramitación de los mismos.
  • Asimismo, en los demás procesos se deberán habilitar servicios electrónicos de información del estado de la tramitación que comprendan, al menos:
    • Fase en la que se encuentra el procedimiento.
    • Órgano o unidad responsable de su tramitación.


7. Anexado de documentos


El anexado de documentos electrónicos consiste en permitir a los interesados la aportación de documentación electrónica, siempre que cumpla con los requisitos de formato y seguridad, mediante el envío de la misma como documentación anexa a la iniciación de los procedimientos por medios electrónicos.


Artículos 24 y ss y 35
Podrán aportarse documentos que acompañen a la correspondiente solicitud, escrito o comunicación, siempre que cumplan los estándares de formato y requisitos de seguridad, así como copias digitalizadas de documentos cuya fidelidad con los originales se garantizará mediante la utilización de firma electrónica avanzada.

Requerimientos: * Las AAPP deberán admitir documentos electrónicos anexos aportados por los interesados, así como disponer de mecanismos que permitan el registro y almacenamiento de los mismos.
  • Se deberá emitir automáticamente un recibo acreditando la correcta entrega, siempre que los documentos cumplan con los estándares de formato y los requisitos de seguridad determinados en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad..
  • La Ley no regula expresamente la falta de emisión de recibo, lo supone que si la recepción no se recibe o no se expide el recibo debe tomarse como indicación de no recepción de documentación.
  • Las AAPP podrán solicitar el cotejo del contenido de las copias aportadas y, sólo si no es posible, requerir al particular la exhibición del documento o información original.


8. Compulsa


La compulsa de documentos permite la incorporación, tanto al inicio como en diferentes partes del proceso de gestión de un procedimiento administrativo, de documentación digitalizada procedente del escaneo de documentos físicos originales, una vez cotejada la coincidencia de los contenidos del documento digitalizado con su original.


Artículo 30
Las AAPP podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia.

Requerimientos:
  • Las AAPP podrán transferir a formato electrónico, siempre con las garantías necesarias, los documentos en papel que aporten los ciudadanos en un procedimiento.
  • Las copias electrónicas de documentos en papel se podrán realizar de forma automatizada, mediante el uso de sello electrónico.
  • Las AAPP admitirán como válidas las copias  realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el ciudadano o las AAPP, siempre que el original esté en poder de la AAPP y la firma electrónica o sellado de tiempo demuestren la coincidencia con el mismo.


9. Pasarela de pagos


Si bien la ley no recoge explícitamente dentro del desarrollo de los procedimientos administrativos la denominada pasarela de pagos, su oportunidad se deduce de la enunciación de derechos. Así, al reconocer el derecho de los ciudadanos a efectuar pagos y realizar transacciones, que permitirá el acceso telemático a los mismos y la necesaria puesta a disposición por las AAPP del sistema que lo habilite.


Artículo 6
Se reconoce a los ciudadanos el derecho a relacionarse con las Administraciones Públicas utilizando

Requerimientos:
    • Como requisitos genéricos de aplicación, no previstos específicamente en la Ley 11/2007 podemos predicar:
  • Conexión con las aplicaciones de gestión del Back-Office encargadas de la gestión de los ingresos públicos realizados de forma telemática.
    • Emisión on line de un justificante electrónico del pago realizado por el ciudadano (acuse de recibo).
    • Verificar que el concepto y el importe abonado se corresponden con el trámite a realizar.



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