Estudio de costes
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La información sobre el coste o el beneficio esperado va a ser de suma utilidad para la entidad, especialmente, si tiene motivaciones económicas detrás de la migración a SFA. Al margen del ahorro más evidente, cómo pueden ser las licencias de software que ya no se necesitan renovar, existen otros costes y beneficios que no son tan evidentes. Por ello, si la entidad necesita información en el plano financiero, esta actividad es clave para entender los costes directos e indirectos de la migración así como otros aspectos de uso y mantenimiento. Se puede realizar una migración a SFA sin realizar esta actividad; sin embargo, su omisión es poco recomendable puesto que este estudio facilitará la comprensión, desde el punto de vista financiero, del proceso que va a vivir la organización.
Ilustración 3: Actividad - Estudio de costes
Los pasos para calcular el Coste Total de la Propiedad estarán muy ligados a la herramienta que se desee utilizar. Por ello, planteamos una primera tarea para elegir la herramienta y posteriormente proceder a realizar los cálculos. El resultado de esta actividad deberá ser una representación del coste total de la propiedad acorde al tipo de migración definida en el alcance. Dado que el alcance que tenemos en este punto puede evolucionar, el resultado del cálculo debe entenderse como un dato aproximado.
 | Se recomienda realizar varias simulaciones con distintos parámetros del cálculo del TCO. De esta forma, se podrán reconocer los parámetros y en que medida afectan a la inversión que queremos realizar. |
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| | | Esta herramienta se encuentra disponible en la dirección web www.cenatic.es/tco. |
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Tarea: Elección de la herramienta TCO
No abundan las herramientas de cálculo de TCO que contemplen las migraciones a SFA; por ello, se recomienda utilizar las herramientas creadas por Cenatic para tal fin. En cualquier caso, se podrá optar por otras herramientas siempre y cuando estén orientadas a este tipo de cambios en los Sistemas de Información.
Esta tarea debe ser realizada por el Responsable Técnico de la Entidad junto con el Responsable Financiero de la Entidad. Es importante que este último recomiende que parámetros necesita conocer de la salida de la herramienta TCO.
| Paso | Rol | Entrada | Salida |
| Revisar herramientas TCO | RTE
RFE | - Herramienta web para el cálculo del TCO
- Plantilla para el cálculo del TCO | - Evaluación herramientas TCO |
| Evaluar el interés por el TCO | RTE
RFE | - Evaluación herramientas TCO | - Herramienta TCO seleccionada |
Paso: Revisar herramientas TCO
Cenatic pone a disposición dos herramientas para el cálculo del TCO, una «Herramienta web para el cálculo del TCO» y una «Plantilla para el cálculo del TCO». Al margen de estas herramientas, a lo largo y ancho de internet, pueden encontrarse otras alternativas.
En este paso se debe decidir cual utilizar. La plataforma web está especialmente diseñada para facilitar su uso y tanto la interacción como la presentación de resultados es mucho más rica en esta versión. En cambio, la herramienta ofimática «Plantilla para el cálculo del TCO» consiste en una hoja de cálculo que permite introducir una serie de valores para una presentación algo más simple de los resultados. Esta guía recomienda utilizar, siempre que sea posible, la herramienta web. La plantilla se recomienda en casos de no disponer conexión a internet. En cualquier caso, podrían utilizarse otras alternativas que la entidad estime oportuno.
Paso: Evaluar interés por el TCO
Si ninguna de las herramientas planteadas dieran la información necesaria por parte del Responsable Financiero de la Entidad, se podrá optar por, o bien, elegir otra herramienta que cubra las necesidades de información financiera, o bien, directamente omitir esta actividad de estudio de costes.
El cálculo del coste total de la propiedad, aunque es muy recomendable, no es una actividad imprescindible. En parte puede cubrirse realizando un análisis del retorno de la inversión o asumiendo que el juicio de experto que hacen los responsables es suficiente para seguir dando pasos en la migración.
Tarea: Cálculo del coste total de la propiedad
Debemos obtener un resumen de todos los costes que supondrán el cambio. Estos son los costes directos e indirectos alrededor de la compra, uso y mantenimiento del nuevo Sistema de Información.
| Paso | Rol | Entrada | Salida |
| Calcular el coste total de la propiedad | RTE | - Alcance de la Migración | - Coste total de la propiedad |
El Responsable Técnico de la Entidad será el responsable de ejecutar esta tarea dado que es la persona que ha recogido toda la información alrededor del alcance aproximado de la migración.
Aunque las acciones concretas estarán ligadas a la herramienta que se haya elegido, a grosso modo, se deberá:
- Revisar el alcance propuesto de la migración, si se registró en la «Alcance de la Migración» es el momento de revisar todas las decisiones tomadas.
- Introducir todos los valores solicitados por la herramienta elegida.
- Estudiar y almacenar el resultado del coste total de la propiedad.