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Elaborar el Plan de Implantación

Elaborar el Plan de Implantación

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Contenido

El Plan de Implantación se ocupa de planificar la transición entre el Escenario Origen y el Escenario Destino en la entidad, atendiendo a diversos criterios que se adapten a las características de la entidad y maximicen así el éxito de la operativa.


Está fundamentado en dos elementos: el Protocolo de Implantación y la Estrategia de Implantación. El primero versa sobre las acciones a aplicar a cada equipo, atendiendo a criterios de índole técnica, y el segundo tiene que ver con la división de la implantación en fases de acuerdo a criterios humanos, técnicos y de esfuerzo.


El subproceso de Migración se ocupará de cómo ejecutar la implantación de acuerdo a las fases definidas por la Estrategia de Implantación y aplicando cada una de las acciones a los equipos según el Protocolo de implantación.


Por cada fase de implantación se decidirá qué capacidades deben haber recibido los usuarios mediante formación, qué atención de soporte deben recibir y qué adaptaciones deberán estar disponibles. Es por ello que el Plan de Implantación será un importante elemento de entrada para Elaborar el Plan Estratégico de Ejecución, donde se coordinará con el resto de planes para terminar de definir el alcance de cada fase.


Plantilla Hoja Secciones Descripción
Plan de Implantación
Comparativa de Métodos de Implantación - Métodos de respaldo

- Métodos de despliegue - Métodos de restauración

Hoja informativa que ofrece una comparativa de diferentes métodos de respaldo, despliegue y restauración
Protocolo de Implantación - Acciones de Respaldo

- Acciones de Despliegue - Acciones de Restauración

Descripción de los métodos y acciones de respaldo, despliegue y restauración elegidos para la implantación
Consolidación del Puesto de Trabajo Método propuesto para considerar que la implantación de un puesto ha sido satisfactoria
Comparativa de Estrategias de Implantación - Criterios de Escalonado

- Criterios de división en Fases

Hoja informativa que ofrece un análisis de diferentes criterios de escalonado y división en fases según percepción del usuario, esfuerzo y tiempo que supone
Estrategia de Implantación - Método de Escalonado

- Fases de Implantación

Método propuesto para realizar la división en fases y descripción del conjunto de fases en las que se realizará la implantación.


Elaborar el Plan de Implantación

Ilustración 5: Actividad - Elaborar el Plan de Implantación


Tarea: Definir protocolo de implantación

El protocolo de implantación versa sobre las consideraciones de implantación del software desde el ámbito de un equipo individual. La finalidad del protocolo es unificar las acciones que los técnicos de migración deberán realizar sobre los equipos y certificar que el equipo puede darse por migrado.


Independientemente del tipo de migración y tamaño de la entidad cada equipo va a pasar una serie de etapas de implantación que incluyen respaldo, despliegue y restauración. Conociéndose el número de etapas y el orden de éstas se podrá, en tiempo de migración, conocer el avance de la implantación completa en la entidad.


Paso Rol Entrada Salida
Definir método de respaldo RTE

RM

- Alcance de Migración

- Escenario Destino

- Comparativa de Métodos de Respaldo

- Acciones de respaldo
Definir método de despliegue RTE

RM

- Alcance de Migración

- Escenario Destino

- Comparativa de Métodos de despliegue

- Acciones de despliegue
Definir método de restauración RTE

RM

- Alcance de Migración

- Acciones de respaldo

- Escenario Destino

- Comparativa de Métodos de Restuaración

- Acciones de restauración
Elaborar protocolo de implantación RM

RGC

- Acciones de respaldo

- Acciones de despliegue

- Acciones de restauración

- Escenario Origen

- Protocolo de implantación


Paso: Definir método de Respaldo

Mediante el respaldo se establece un método para salvar configuraciones y documentos relevantes de cada equipo candidato a migrar, previo a la implantación del nuevo software. Es necesario estudiar los métodos y decantarnos por uno u otro considerando el esfuerzo, coste, o necesidad de infraestructura que pueden llegar a implicar.


Los diferentes métodos aplicables varían en función del Alcance de Migración. Así pues, aplicar un método de respaldo en migraciones que no contemplen el cambio de sistema operativo puede ser opcional pero se torna obligatorio en migraciones que incluyan cambio de sistema operativo. Un concepto estrechamente relacionado con el respaldo es la “vuelta atrás” (rollback en inglés).


Siempre debería contemplarse que el protocolo de implantación asegure la posibilidad de emprender la “vuelta atrás”. La elección del método de respaldo va a condicionar esta posibilidad.


Es función del Responsable de Migración, con el consejo del Responsable Técnico de la Entidad, decantarse por un método de respaldo concreto que sea factible aplicar en tiempo de migración. Con el método de respaldo elegido el Responsable de Migración debe determinar las Acciones de Respaldo según las cuales, un técnico de migración realizará el respaldo de configuraciones y documentos en un equipo.


El Plan de Implantación, del cuál se anexa un modelo junto con esta guía, contiene una Comparativa de Métodos de Respaldo que pretende ser útil para la toma de la decisión de un método. Con cada método se facilita una ficha con una propuesta de Acciones de Respaldo y una recomendación de herramientas que pueden asistir en la realización del método.


Utilidad
Tipo
Descripción
Comparativa de métodos de respaldo
Documento
Incluida en la Plantilla del Plan de Implantación. Asiste en la elección de un método de respaldo y la declaración de las Acciones de Respaldo.


Como ilustración presentamos la tabla resumen de los métodos estudiados por la comparativa:

Tipo
Alcance
Nombre
Descripción
Esfuerzo
Implantación
Esfuerzo
Rollback
Mantener sistema Dual
S.O.
Particiones de disco Particionar HD del equipo donde instalar sistema destino
Medio
Bajo
Segundo disco duro Disco duro adicional donde instalar sistema destino
Medio
Bajo
Ofimática
Mantener propietarias No eliminar aplicaciones propietarias al instalar las alternativas SFA
Bajo
Bajo
Elimina sistema Origen
S.O. y ofimática
Backup de ficheros Backup de configuraciones y documentos
Alto
Alto
Backup de disco Backup de disco completo
Alto
Medio


Paso: Definir método de Despliegue

El método de despliegue permite establecer qué secuencia de acciones realizará un técnico de migración para la instalación de las Soluciones SFA en el parque informático de la entidad


Los criterios qué clásicamente guían la elección de un mecanismo de despliegue son:

  • Si la instalación se realiza de forma presencial o remota
  • Si el despliegue puede ser masivo o necesita realizarse equipo por equipo
  • Si se necesita de infraestructura o sistemas extra para poder emprender el despliegue


El esfuerzo asociado a todo método de despliegue crece linealmente con el número de puestos a migrar. A mayor número de puestos, más habrá que meditar la posibilidad de emplear mecanismos de despliegue remotos y masivos por el coste en sistemas o infraestructura que pudiera suponer.


Es tarea del Responsable de Migración, con el consejo del Responsable Técnico de la Entidad, decantarse por un método de despliegue concreto que sea viable aplicar en tiempo de implantación. Con el método de despliegue elegido el Responsable de Migración debe determinar las Acciones de Despliegue según las cuales, un técnico de migración realizará la instalación del software en un equipo.


El Plan de Implantación, que se anexa junto con esta guía, contiene una Comparativa de Métodos de Despliegue que pretende ser útil para la toma de la decisión de un método. Con cada método se facilita una ficha con una propuesta de Acciones de Despliegue y una recomendación de herramientas que pueden asistir en la realización del método.


Utilidad
Tipo
Descripción
Comparativa de métodos de despliegue
Documento
Incluida en la plantilla de Plan de Implantación. Asiste en la elección de un método de despliegue.


Como ilustración, presentamos la tabla resumen de los métodos estudiados por la comparativa:

Descripción
Instalación
Alcance
Requiere Sistemas
Esfuerzo
Despliegue automático por red
Remota
Masivo
Bajo
Instalación remota asistida
Remota
Por equipo
No
Medio
Disco de instalación software
Presencial
Por equipo
No
Alto

Paso: Definir método de Restauración

Resulta imprescindible que, si se efectuó un respaldo de documentos y configuraciones por puesto de usuario, se plantee a continuación de qué forma se van a restaurar dichos elementos. Dado que existen distintos métodos y implican más o menos coste o más o menos dificultad técnica, es objetivo de este paso elegir un método de restauración y declarar la secuencia de Acciones de Restauración que un técnico de migración ha de realizar para la restauración de documentos y configuraciones en un equipo migrado.


La restauración está condicionada por el método de respaldo y las Acciones de Respaldo. Los métodos de respaldo del tipo “sistema dual” (coexistencia del sistema origen y destino durante todo el proceso de migración) hacen innecesaria la restauración en tanto en cuanto que los documentos y configuraciones ya residen en el equipo. Los métodos de respaldo que sustituyen el sistema origen por el destino van a provocar el empleo de métodos de restauración que lleven documentos y configuraciones desde el sistema de respaldo al equipo migrado.


Si bien la restauración de documentos por equipo puede tratarse de la colocación de ficheros en rutas, la restauración de configuraciones supone un proceso más complejo al depender de cada aplicación.


Existen herramientas de asistencia a la migración de configuraciones capaces de llevar los marcadores, cuentas de correo y chat desde aplicaciones propietarias a libres. Otras aplicaciones necesitarán ser configuradas desde cero.


Es tarea del Responsable de Migración, con el consejo del Responsable Técnico de la Entidad, decantarse por un método de restauración concreto cuya aplicación sea viable en tiempo de migración. Con el método de despliegue elegido el Responsable de Migración debe determinar las Acciones de Restauración según las cuales un técnico de migración realizará la restauración de configuraciones y documentos en un equipo.


El Plan de Implantación, que se anexa junto con esta guía, contiene una comparativa de métodos de restauración que pretende ser útil para la toma de la decisión de un método. Con cada método se facilita una ficha con una propuesta de Acciones de Restauración y una recomendación de herramientas que pueden asistir en la realización del método.


Utilidad
Tipo
Descripción
Comparativa de métodos de restauración
Documento
Incluida en la plantilla de Plan de Implantación. Asiste en la elección de un método de restauración.


Paso: Elaborar protocolo de implantación

El protocolo de implantación va a contener el listado de acciones definidas en los pasos anteriores con las modificaciones necesarias para que formen un listado secuencial de etapas que no solapen unas con otras.


La última etapa del protocolo de implantación debe definir lo que denominaremos Consolidación del Puesto de Trabajo. El Responsable de Migración, con la aprobación del Responsable de la Gestión del Cambio, deben proponer un método para determinar que el puesto de trabajo obtiene el estatus de consolidado. Un ejemplo de métodos que pueden escogerse para determinar un puesto como consolidado son:


Método
Criterios
Nombre
Descripción
Esfuerzo realización
Fidelidad
resultados
Opinión
Usuario
Observación directa Medir el comportamiento del usuario y evaluar si todas las funcionalidades esperadas persisten, en cuyo caso el puesto se da por consolidado.
Alto
Buena
Importa
Entrevista Consultar la opinión del usuario sobre si el nuevo sistema dispone de las funcionalidades esperadas. En caso afirmativo el equipo se da por consolidado.
Medio
Media
Importa
Tiempo de cortesía Conceder un plazo al usuario para que demuestre que ciertas funcionalidades no están disponibles. Pasado ese tiempo el equipo se da por consolidado.
Bajo
Bajo
Importa
Plan de pruebas Definir plan de pruebas que muestre evidencias técnicas de que las funcionalidades están disponibles, en cuyo caso se da por consolidado.
Medio
Media
No Importa

Dado que la elaboración del protocolo de implantación confirma los métodos de respaldo, despliegue e implantación, es momento de que el Responsable de Migración anote en el Registro de Herramientas para la Migración los recursos que crea necesarios para poder aplicar las acciones definidas.

Tarea: Definir estrategias de implantación

El fin de la estrategia es maximizar el éxito de la implantación aplicando el Protocolo de Implantación teniendo en cuenta criterios humanos, técnicos y de esfuerzo. La estrategia define si es necesario dividir la implantación en varias fases y cuales términos deben darse en cada fase antes de poder proceder a la siguiente.


El Protocolo de Implantación no contempla los distintos niveles de conocimiento de los usuarios ni la magnitud del cambio que puede producirse. La estrategia se ocupa de estos asuntos.

En migraciones a SFA de sistemas de escritorio existen estrategias clásicas que suelen aplicarse:

  • Migrar la suite ofimática en una primera fase. Una segunda fase migrará el S.O.
  • Realizar un piloto de implantación antes de migrar la entidad completa.
  • Aprovechar la renovación periódica de equipamiento hardware para pre-instalar el SFA.


Definir qué criterios deberían ser tenidos en cuenta para la Estrategia de Implantación y decidir el número de fases, de acuerdo a la estrategia es el objetivo de esta tarea, en la que participan los responsables Técnico de la Entidad, de Gestión del Cambio y de Migración.


Paso Rol Entrada Salida
Estudiar criterios de escalonado RTE

RM

RGC

- Escenario Origen

- Escenario Destino

- Criterio de Escalonado
Definir fases de implantación RTE

RM

RGC

- Alcance de Migración

- Escenario Origen

- Escenario Destino

- Estrategia de escalonado

- Estrategia de Implantación


Paso: Estudiar criterios de división en fases

En el momento en el que se plantea realizar una división en fases de una migración a SFA surge la duda al respecto de qué criterio aplicar. En realidad, bajo el criterio de división se encuentra la propia estrategia de implantación. La elección de los criterios debe, por tanto, adecuarse a las condiciones particulares de la entidad.


Típicamente lo que preocupa al afrontar la implantación son cuestiones humanas, técnicas y geográficas. ¿Se resistirá el personal el cambio?, ¿habrá sido la elección del SFA y las adaptaciones las adecuada?, ¿Puedo implantar todo de una vez o debería hacerlo por departamentos? Los criterios a evaluar no solo deben atender a la división de fases escalando por número de puestos: puestos por departamento, puestos por receptividad de los usuarios ... también deberían considerarse fases de implantación escalando por software: migrar primero algunas aplicaciones, implantar algunas adaptaciones y luego otras.


En la decisión sobre el Criterio de división en fases debe participar:


Se anexa con esta Guía de Migración de Sistemas de Escritorio a SFA - Consultoría una Comparativa de Estrategias de Implantación con un un análisis DAFO de distintas estrategias catalogadas en función de si se dividen las fases por puesto o software, pudiendo además compararlos según los criterios de percepción del usuario ante la migración, complejidad técnica para llevar a cabo dicha estrategia y el tiempo/esfuerzo que supone. Exponemos a continuación el cuadro resumen a modo de ilustración:


Criterios de división en fases
Comparativa
Escalonado
Descripción
PercepciónUsuario
ComplejidadTécnica
Tiempo/EsfuerzoRequerido
Por software
Migrar documentos a estándares abiertos. Migrar aplicaciones después
Baja
Media
Largo
Implantación progresiva de conjuntos de aplicaciones
Baja
Difícil
Medio
Por puesto
Migración según áreas, departamentos o grupos funcionales
Mala
Fácil
Corto
Migrar usuarios en función de lo receptivos que sean al cambio
Buena
Media
Corto
Migrar puestos conforme se vaya renovando el hardware
Muy buena
Fácil
Muy largo
Migrar usuarios en función de lo insatisfechos que estén con su actual sistema
Buena
Difícil
Medio


Los Responsables implicados deberán decidirse por un Criterio de División en Fases como resultado del estudio objetivo de este paso.


Paso: Definir fases de implantación

Habiendo definido en el paso anterior el Criterio de División en Fases en función del cual se va a proceder a dividir en fases la implantación debe decidirse ahora el número de fases y alcance de cada una de acuerdo a dicho criterio. Típicamente en migraciones a SFA se contempla:

  • Experiencia piloto e implantación masiva
  • Implantación en fases iguales, en cuanto al número de equipos
  • Implantación en fases progresivamente mayores, en cuanto al número de puestos


La experiencia piloto permite experimentar el resultado de la implantación en un entorno controlado. Una implantación por fases progresivamente mayores en números de equipos puede resultar costosa pero se elimina cada vez más incertidumbre en cada fase sucesiva llegando a un momento en el que pueda asegurarse que la migración del resto no acarreará nuevos imprevistos. La implantación por fases iguales resulta más sencilla de organizar y es recomendada en entornos muy homogéneos en cuanto a reacción de los usuarios al cambio y funcionalidades que esperan del nuevo software.


Dado que es probable que entre fase y fase se conceda un lapso de tiempo debería elegirse un número de fases acorde con el Alcance de Migración y el número de puestos a migrar.


La información contenida en el Escenario Origen y el Escenario Destino puede asistir a los responsables de Migración, Técnico de la Entidad y de Gestión del Cambio en su decisión sobre el número y alcance de las Fases de Implantación: Los Perfiles de la Entidad revelan características de los usuarios (rechazo al cambio, conocimiento TIC) y el Registro de Inventario TIC (ubicación del puesto, capacidades técnicas) más los Grupos Funcionales pueden indicar la forma en la que la entidad puede dividirse en relación al uso del software.


Deberá contemplarse, en la división y el alcance de cada fase, la dependencia que puede tener cada fase de las adaptaciones necesarias que hubiera que desarrollar, para permitir que el SFA que aplica en dicha fase pueda ser empleada por los usuarios. La decisión sobre el número de fases y el alcance de estas debe quedar recogida en la Estrategia de Implantación.

Tarea: Planificar la implantación

Mediante la planificación de la implantación se estudia la concordancia del Protocolo y la Estrategia de Implantación definidos en las tareas anteriores y se estudian las consideraciones materiales y temporales para poder ejecutar dicho plan.


Al Elaborar el Plan Estratégico de Ejecución se discutirá la viabilidad de dicho plan, se establecerán fechas concretas y se acordará qué soporte o qué formación deberá estar preparada antes y después de la finalización de cada fase de implantación.


Paso Rol Entrada Salida
Generar plan de implantación RM - Protocolo de implantación

- Estrategia de implantación

- Plan de Implantación


Paso: Generar plan de implantación

En la elaboración del Plan de Implantación el Responsable de Migración deberá asegurar que el Protocolo de Implantación es compatible con las decisiones estratégicas de división en fases según marca la Estrategia de Implantación.


El Responsable de Migración estimará, en ese momento el plazo que necesita para aplicar cada una de las fases definidas en la Estrategia de implantación y los recursos necesarios para llevarlo a cabo. El resultado de su análisis conformará el Plan de Implantación.


No es objetivo poner fechas concretas sino simplemente marcar plazos. Las fechas se consensuarán al Elaborar el Plan Estratégico de Ejecución.